Een leuke case uit mijn privéomgeving:
Ik woon tegenover een hockeyveld. Ik zit nu op mijn kantoor op de eerste etage en ik kijk er recht op. De doellijn ligt op zo’n 6 meter van mijn raam. Niets mis mee want ik heb er geen last van. De vereniging die er speelt, doet het goed en groeit als kool. Met als gevolg dat de capaciteit van hun ene veld te klein geworden is. Nu ligt er achter de hockeyvereniging een honkbalvereniging. Daar gaat het niet zo goed mee. Op een paar jeugdleden na is die vereniging op sterven na dood. Behalve dan dat er regelmatig nog gebruik wordt gemaakt van hun mooie clubhuis gebeurt er dus weinig op hun veld. Dat heeft de hockeyvereniging natuurlijk ook gezien en die dachten dat op het honkbalveld heel mooi een tweede hockeyveld zou passen. En dat past ook maar de honkballers wilden geen hockeyveld op hun altijd keurig gemaaide gras. Dus is er jaren over gepraat maar er kwam nooit overeenstemming. Tot ik vlak voor het Pinkerweekend een brief kreeg waarin ik uitgenodigd werd voor een informatiebijeenkomst waarin de plannen voor het tweede hockeyveld gepresenteerd worden. Het was wat kort dag want die bijeenkomst was al de woensdag na Pinksteren. De wethouder van sport, de ondertekenaarster van de brief, had misschien gedacht dat de agenda’s van de buurtbewoners toch altijd leeg waren. Of zou het de bedoeling zijn geweest om de opkomst een beetje te drukken door het zo laat versturen van de uitnodiging? Ik heb het maar niet gevraagd….
Omdat onze agenda toevallig wel leeg was, togen mijn vriendin en ik woensdagavond naar het clubhuis van de honkbalvereniging. Zo’n 40 buurtbewoners hadden dezelfde moeite genomen. Naast de voorzitters van de hockey- en honkbalvereniging waren ook de buurtvereniging, degene die de plannen had bedacht en zelfs de betreffende wethouder aanwezig. Een kort verslagje van de bijeenkomst:
De wethouder deed de aftrap. Nou ja, aftrap mocht het eigenlijk niet heten want ze wilde zo snel mogelijk het woord geven aan de voorzitter van de hockeyvereniging zodat hij de plannen kon gaan presenteren. Ze vergat zich zelfs voor te stellen. Wellicht in de veronderstelling dat iedereen haar na 5 maanden (want zo lang is ze al wethouder hier) wel zou kennen. Mijn vraag of de plannen al in beton gegoten waren of dat er nog inspraak mogelijk was, werd niet beantwoord. We moesten maar naar het verhaal gaan luisteren. Jammer vond ik, want het is wel zo makkelijk als je vooraf de verwachtingen managed. Maar goed, de voorzitter nam het woord. Achter hem hing een vel papier met daarop de nieuwe situatie op het honkbalveld. Hij had zijn eerste zin nog maar nauwelijks uitgesproken en BOEM: heftige emotie in de zaal. Want wat is nu het geval? Een heel aantal bewoners woont aan het honkbalveld. En dat was tot nu toe best lekker want er gebeurde bijna nooit wat. Nu komt er dus een hockeyveld wat veel gebruikt gaat worden en grenst direct aan de achtertuin van zo’n 10 bewoners. Die waren dus niet blij, en dat is nog een understatement. De voorzitter werd bedolven onder een stortvloed van vragen:
Komen er lichtmasten? Nog niet maar we treffen wel alvast de voorbereidingen voor als het nodig mocht zijn.
Wordt er ook op het veld getraind? Nog niet maar ik sluit niets uit voor de toekomst.
Er worden 5 bomen gekapt. Plaatsen jullie die op een andere plek weer terug? Nee.
Wordt het parkeerprobleem opgelost? Daar zijn we wel mee bezig (verrassend: de wethouder deed haar mond open) maar we hebben nog geen oplossing.
Toen het vorige veld werd aangelegd heeft het bouwverkeer schade aan mijn huis aangericht. Hoe gaan jullie dit nu voorkomen? Dat weten we nog niet.
Kan er niet een half veld neergelegd worden zodat de jeugd hun wedstrijden hier kan spelen? Nee, we houden nu al rekening met toekomstige groei.
Moet het nieuwe veld echt op deze plek liggen. Het kan toch ook aan de andere kant van het honkbalveld gelegd worden? Nee, want dan moeten de sporters te ver lopen.
En na dat laatste antwoord was het hek helemaal van de dam. Emoties liepen nog hoger op, reglementen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werden er bij gehaald en de arme voorzitter van de hockeyvereniging wist ook niet meer waar hij moest kijken. Een van de aanwezigen dreigde de kapvergunning voor de bomen zo lang als mogelijk te gaan aanvechten waardoor de hele planning (het nieuwe veld moest er in september al liggen) overhoop gehaald zou worden. En op de vraag of de variant met het veld achterin nu echt wel serieus bekeken was, had men geen antwoord. Ook de meneer die de plannen begeleid had, keek heel erg schaapachtig voor zich uit….
Eind van het liedje was dat wethouder en beide voorzitters even een kort onderonsje hadden. De wethouder kondigde daarna aan dat de plannen zoals ze nu liggen worden ingetrokken en dat beide voorzitters zich gaan beraden op hoe nu verder. Daarmee gaf ze nog geen gehoor aan de roep om inspraak die al de hele avond klonk waardoor het nog niet echt rustiger werd in de zaal. Een aanwezige ambtenaar gaf vervolgens aan dat de wethouder dat wel zo bedoeld had en dat de bewoners nu wel inspraak zouden krijgen. Daarmee legde hij de incompetentie van de wethouder nog maar eens extra bloot. Op korte termijn (wat kort is, is niet duidelijk) komen de verenigingen nu met een aantal scenario’s waar de bewoners dan hun mening over kunnen geven.
What went wrong?
De belangrijkste les die we uit bovenstaande kunnen leren is dat je nooit je stakeholders moet verwaarlozen. Als de gemeente en verenigingen vooraf met de bewoners in gesprek waren gegaan hadden ze geweten dat er 3 problemen waren:
1. De plek en grootte van het nieuwe hockeyveld
2. Parkeerdruk
3. Logistiek tijdens de bouw en maatregelen om schade te voorkomen
In overleg met de bewoners hadden deze drie problemen dan opgelost kunnen worden want de bewoners zijn er in principe helemaal niet tegen dat er lekker gehockeyd wordt op een nieuw veld. En dan hadden ze een gedragen oplossing kunnen presenteren en goed voorbereid op de vragen kunnen antwoorden. Dat dit nu niet het geval was, moge duidelijk zijn.
Daarnaast vind ik dat de gemeente haar verantwoordelijkheid niet heeft genomen en de voorzitter van de hockeyvereniging de hete kastanjes uit het vuur heeft laten halen. Terugkomend op de titel van dit blog: ik zal de gemeente niet van disrespect beschuldigen alhoewel er genoeg elementen zijn om dat wel te doen. Onkunde is zeker van toepassing en ik vraag me af of ze daar een afdeling communicatie hebben om dit soort trajecten te begeleiden. En de voorzitter van de hockeyvereniging? Die heeft zich laten leiden door een jeugdig enthousiasme om de zaken voor zijn vereniging goed te regelen en heeft daarvoor de wrange vruchten mogen plukken. Mijn advies aan hem: betrek de buurt bij de vereniging. Nodig de buurtbewoners bijvoorbeeld uit voor de jaarvergadering of leuker nog: voor een barbecue. En vooral: laat de gemeente doen wat ze moet doen.
Er is vast nog veel meer wat beter kon in dit traject. Heb je ideeën? Ik hoor ze graag.
